プライバシーマーク取得のためのオフィス構築 | オフィス移転・レイアウト

Q:　プライバシーマーク取得の前に、オフィス内の物理的安全措置について具体的にどんな対策をしたらいいか教えて欲しい

A:　コクヨエンジニアリング＆テクノロジーのセキュリティ担当者がお答えします。

必ずしも天井までの間仕切りをたてなければいけないとか、履歴の取れる入退室管理システムを導入しなければならないということはありません。
もちろん可能であればそうすることが望ましいですが、当面は入口付近に入室お断りのサインをつけるとか、手書きで入退室管理簿・鍵管理簿をつけるなどルールをつくり運用することが一番大事です。

オフィスづくりに取り組んできた経験から、特に間仕切りや入退室管理など物理的な安全対策について御社にあったご提案をさせていただきます。

安全対策は具体的には大きく5つに分類されます。
それぞれについてどんなところが見られるのかそのポイントは以下の通りです。

• 入退場の出入口は施錠でき、内部への侵入を阻止できるか？
• 従業員の入退記録がとられているか？
• 業者等に対する室内等への進入規制が行われているか？
• 鍵の使用管理がなされているか？

• 印刷機、複写機、FAXなどの機器は一般共用通路に面して設置されていないか？
• 出入口付近にあるデスクのPC画面が来訪者に極端に直視できる位置、角度に設置されていないか？

• 紙記録媒体は施錠可能な机、書棚等に収納されているか？
• 鍵は特定された者により管理されているか？

• 出入口には施錠設備があり、鍵の管理が適切に行われているか？
• 非関係者の入室制限と、入退者の管理簿への記録を実施しているか？

• 職場内での設置位置は出入口、人の集まる場所を避け適切か？
• 施錠できるキャビネットに収納、または間仕切等により非関係者のアクセスを制限しているか？

実際に、どこに間仕切りをたてたらよいのか？サーバールームの施錠はどのようにしたらよいか？は、ゾーニングも含めて総合的なプランが望まれます。

具体的な対策についてはコクヨエンジニアリング＆テクノロジーにお問合せ下さい。